Pokud v dnešní době bojujete s časem nebo jen nejste příznivce stohů papírů, je pro Vás k dispozici on-line forma účtování.

Dnešní doba si přímo žádá, zmodernizovat a upravit formu práce on-line u profesí, kde je to maximálně možné. Účtárny nejsou výjimkou a nová praxe začíná nabírat na oblibě.

Co si pod tímto pojmem představit?

Není to o tom, že se se svou účetní nikdy nevidíte. Prvotní schůzka probíhá standartně, tak jak je běžným zvykem. Nehrozí tedy, že Vám bude zpracovávat účetnictví někdo, o kom nemáte vůbec tušení kdo je. Osobní konzultace jsou i nadále samozřejmostí. Díky elektronické formě však ušetříte čas za tisk stohů papírů vydaných faktur, ušetříte peníze za zasílání kurýrem nebo na pohonných hmotách, když vezete své doklady do účetní kanceláře.

V průběhu běžného účetního období není osobní konzultace tak častá. Ve většině případech jde o samotné předávání dokladů a nic víc. V tomto případě, je elektronická komunikace výhodou. Ušetří nejen peníze, ale převážně čas.

Jak taktová komunikace probíhá?

S klientem se předem domluvíme na formě předávání/ ukládání dokladů do předem určené zaheslované složky. Tuto složku smí sdílet jen předem určené osoby a tak i s ní nakládat. Heslo, které je ke složce určené pouze pro komunikace mezi kontaktní osobou u vás ve společnosti a účetní kanceláří. Ani tak k této složce nemá přístup každý. Před samotnou spoluprací se určí okruh osob, které budou doklady jak načítat do složky, tak ze složky v účetní kanceláři vybírat a účtovat.

Běžné konzultace popř. porady mohou probíhat on-line formou pomocí např. Skype, Google talk, Viber, WhatsApp, Messenger, Telegram apod. Byť v tomto případě fungujeme více po staru a s klienty se osobně scházíme. 

Konzultace, které vyžadují osobní schůzku jsou uskutečňovány dle běžných zvyklostí, většinou u klienta ve firmě nebo u nás v kanceláři. Při řešení problematiky, je osobní setkání nezbytné.

Jak vypadají doklady v elektronické podobě?

V současné době většina software podporuje formáty ISDOC. V tomto formátu Vám mohou firmy elektronicky zasílat přijaté faktury a Vy můžete v tomto formátu Vaše vydané faktury vystavovat. V tomto formátu je pak jednoduché Vaše doklady zpracovávat a sníží se tím i chybovost v zaúčtování. Elektronické načítání dokladů neznamená, že účetní udělá jeden klik, jak bývá mylně považováno. I přes elektronické načítání je nezbytné doklady formálně kontrolovat, v systému zaúčtovat. Tento formát dokladů umožní ukládání dokladů přímo do software. Není tedy nezbytné doklady tisknout a uchovávat v papírové formě. Doklad je pod každým zápisem uložený a je tak kdykoliv k dispozici.

Možné jsou i formáty Pdf. uložené na sdíleném disku apod. 

Elektronické bankovní výpisy

Každá banka umožňuje export bankovních výpisů v určitých formátech. Formáty jsou pro každé banky různé, ale nejčastější formát je gpc. Formát, který je čitelný pro většinu účetních software.

Konkrétní formát je řešen dle možností Vaší banky. I elektronické výpisy však vyžadují současně Pdf. verzi, kvůli lepší kontrole položek.